Organisaatiossa käynnistetään miltei päivittäin uusia kehitysprojekteja, joiden perimmäisenä tarkoituksena on lisätä kilpailukykyä joko lyhyellä tai pitkällä aikavälillä. Ympäristön muutoksista johtuen joudutaan jatkuvasti reagoimaan mm. asiakkaiden vaatimuksiin, kilpailijoiden kehitykseen tai lainsäädännön muutoksiin. Jatkuvasta reagoinnista johtuen kehitystoiminta tuntuu kiireelliseltä ja sekavalta.
Usein organisaation eri osat reagoivat itsenäisesti muutoksiin miettimättä miten kehitystoimet mahdollisesti vaikuttavat muuhun organisaatioon ja sen toimintaan kokonaisuutena. Tyypillistä on, että eri puolilla organisaatiota saatetaan tehdä joko päällekkäisiä tai jopa keskenään ristiriitaisia kehitystoimenpiteitä. Valitettavan harvoin kenelläkään on selkeää kokonaiskuvaa kehitystoiminnasta ja sen etenemisestä organisaation eri osissa.
Yleisimmin syynä reagoivuuteen ja kehitystoiminnan hajanaisuuteen on se, ettei organisaatio ole johtanut kehitystarpeita liiketoimintastrategiastaan. Sillä ei ole selkeää käsitystä siitä, mitkä kehitystoimet ovat tärkeimpiä, mikä on eri kehitystoimenpiteiden resurssitarve tai miten ne vaikuttavat välittömästi tai välillisesti organisaation eri osien toimintaan.
Yritysstrategiaan pohjautuvalla kehitystoiminnan suunnittelulla ja toiminnan selkeällä organisoitumisella pystytään tehostamaan kehitystoimintaa merkittävästi. Kehitysprojekteista tulee koota kokonaisuus, projektisalkku, jota hallitsee ohjausryhmä. Ohjausryhmätoiminnan tarkoituksena on varmistaa kehitysresurssien kohdistamisen ja käytön tehokkuus. Ohjausryhmässä tulee olla edustettuina organisaation eri osien ja eri projektien vastuuhenkilöt.
Kehityssalkun ja ohjausryhmän avulla pystytään tarkastelemaan koko organisaation eri kehitysprojektien tilaa ja tutustumaan jo toteutettuihin projekteihin. Salkku kytkettynä yhteisesti määriteltyyn projektien toteutus- ja dokumentointitapaan mahdollistaa niiden laadun jatkuvan kehityksen ja oppimisen.
Säännöllisen seurannan ja ohjauspalaverien avulla organisaatio pystyy tekemään tarvittavia muutoksia ja siirtoja projektiensa kesken. Toteutumiskelvottomiksi osoittautuvat projektit voidaan keskeyttää ennen kuin ne kuluttavat turhaan resursseja. Osaamista ja henkilöitä voidaan tilanteen vaatiessa siirtää projektista toiseen tai keskeyttää vähemmän kiireelliset projektit siksi aikaa, että tärkeimmät saadaan valmiiksi.
Kehitysprojektitoiminta vaatii kurinalaisuutta ja selkeitä toimintatapoja, jotta halutut asiat saadaan aikaiseksi. Valitettavan usein kehitysprojekteja toteutetaan oman toimen ohella ilman riittävää koulutusta, tukea tai ohjausta. Sen seurauksena kehitysprojektit jäävät usein joko kesken tai valmistuvat puutteellisina.
Systemaattisen kehityksen, koulutuksen ja organisaation eri osien välisen yhteistoiminnan kautta kehitysprojekteista saadaan kohtuullisella vaivalla paras mahdollinen hyöty. Oikein toteutettu kehitystoiminta on organisaatiolle suuri mahdollisuus saada selkeää kilpailuetua ja uskollisia asiakkaita.
Teemu Kaakinen
