Mitä sinulle tulee mieleen, kun puhutaan johtamisjärjestelmästä? Moni saattaa ajatella ensimmäisenä ISO 9000 -standardia, joka tunnetaan yleisesti laatujärjestelmänä. (ISO 9000:2015.) Tässä blogissa en kuitenkaan käsittele kyseistä järjestelmää, koska ISO 9000-standardin tarkoituksena ei ole niinkään johtaminen vaan organisaation toiminnan ja sitä kautta myös tuotteen laadukkuuden varmistaminen. Standardi kyllä käsittelee laatua johdon näkökulmasta, mutta se ei tee siitä vielä johtamisjärjestelmää. Mitä kummaa minä sitten tarkoitan puhuessani johtamisjärjestelmästä? Siitä seuraavaksi.

Johtamisjärjestelmä pitää sisällään johtamisen vuosikellon, johtamisen käytänteet ja pelisäännöt sekä johtamisen tarkoitetut kokouskäytänteet. Johtamisjärjestelmän tehtävänä on siis ennen kaikkea antaa raamit yrityksen johtamiselle.

Koko johtamisjärjestelmä saattaa kuulostaa alkuun byrokraattiselta ja hankalalta, mutta sitä sen ei tarvitse olla. Kunhan vain johtamisjärjestelmä sopeutetaan yrityksen kokoon ja toimintaan, ja pysähdytään hetkeksi pohtimaan johtamisen erinäisiä käytänteitä ja kirjaamaan nämä pohdinnan tuotokset ylös.

Eli aivoriihi pystyyn ja hommiin! Paitsi niin, mistä johtamisjärjestelmän käsittelyssä tulisi lähteä liikkeelle? Yleensä käytänteiden ja pelisääntöjen tarkastelu tapahtuu ylhäältä alaspäin. Alkuun lakisääteinen yhtiön vuosikokous katsotaan nopeasti läpi, sillä se on määritelty osakeyhtiölaissa luvussa 5. Sen jälkeen käydään läpi hallitus, sen päätöksenteko, toimivalta ja tehtävät, hallituksen jäsenet, heidän roolinsa ja lisäarvo yritykselle sekä hallituksen kokouksien sykli ja vakioagenda. Sama tehdään myös johtoryhmästä. Tässä vaiheessa onkin hyvä muistaa, että koska hallituksella ja johtoryhmällä on erilaiset tehtävät ja rooli yrityksen eteenpäin viemisessä, tulee miettiä tarkkaan molempien ryhmien jäsenet ja heidän lisäarvonsa. Mutta mitä jos ei ole erikseen hallitusta ja johtoryhmää? Tämä on tilanne monissa pienemmissä pk-yrityksissä, joiden haasteeksi muodostuukin se, että jos samat ihmiset vastaavat sekä hallitus- että johtoryhmätason päätännästä, menee helposti vellit ja puurot sekaisin ja yrityksen johtamisesta voi tulla sekavaa ja haasteellista. Näissä tilanteissa johtamisjärjestelmän tekemisessä tuleekin käyttää erityistä tarkkuutta.

Let’s move on! Sen jälkeen, kun hallituksen ja johtoryhmän tarkoitukset ja jäsenet on käyty läpi, tarkastellaan vielä koko organisaation kokouskäytänteet ja muut säännölliset toiminteet, jotka toistuvat vuosittain, kuten tilinpäätös, tyky-päivät, pikkujoulut, kehityskeskustelut yms. Nämä läpikäytävät seikat kiteytetään ajallisesti johtamisen vuosikelloon, jotta voidaan edelleen selkeyttää ja helpottaa yrityksen johtamista.

Ja kappas, siinä olikin johtamisjärjestelmän sisältö yksinkertaisesti kuvattuna. Enää mietityttää, että mitä johtamisjärjestelmästä ja siihen panostamisesta sitten hyötyy? Tarkastelun ja ylös kirjaamisen pääpalkintona on tietysti johtamisen selkeytyminen. Johtamisjärjestelmän avulla voidaan auttaa yrityksen omistajaa ja toimivaa johtoa viemään yritystä eteenpäin, kun johtamisen vastuut, roolit ja toimintatavat sekä, milloin tehdään ja mitä tehdään, selkenevät. Lisäksi johtamisjärjestelmä tukee myös itseohjautuvuutta, koska johtamisjärjestelmä luo itseohjautuvuuteen tarvittavan rakenteen pohjalle. Ilman rakennetta ja sitä kautta tavoitteita, itseohjautuvuuden toteuttaminen organisaatiossa, kun on melko mahdotonta. Tarkemmin sanottuna saavutetut hyödyt ja toiminnan selkeytyminen voidaan jakaa seuraavasti:

1. Rakenteet. Rakenteiden osalta toiminta selkeytyy, kun terävöitetään, mikä taho vastaa mistäkin, ja kenelle mikäkin päätös kuuluu.
2. Suunta/strategia. Suunta ja strategia varmistuvat, kun määritellään, milloin strategiaa tehdään tai päivitetään, ja ketkä sen tekemisestä vastaavat sekä millä foorumilla strategian toteutumista seurataan.
3. Ihmiset. Ihmisten osalta tyytyväisyys yritykseen, johtoon ja omaan työhön paranee, sillä selkeä johtaminen ja toiminta tuovat varmuutta omaan tekemiseen ja lisäksi ymmärrys omasta toiminnasta osana kokonaisuutta paranee.

Etkö vielä vakuuttunut? Hyödyistään huolimatta ennakkoasenteet johtamisjärjestelmän tekemistä kohtaan ovat usein hyvinkin negatiiviset. Kokemukseni mukaan kuitenkin, kun on pysähdytty hetkeksi miettimään ja hihat on kääritty ylös, on saavutettu monia oivalluksia ja helpotuksen huokaisujakin on kuulunut. Tämä siksi, että kun asiat on kirjoitettu ylös, ei niitä tarvitse pitää enää mielessä tai muistissa.

Kokonaisuudessaan johtamisjärjestelmä hyödyttääkin niin yrittäjää ja/tai johtoa kuin myös koko henkilöstöä, kun toiminnasta tulee selkeämpää ja suoraviivaisempaa ja yrityksellä on selkeä johtamisen suunta.