Henkilöstökysely on periaatteessa varsin yksinkertainen juttu. Kerran vuodessa tiedustellaan henkilökunnan mielipiteitä työilmapiiristä, organisaatiosta, esihenkilöistä sekä työntekijän kokemista haasteista ja toiveista.  

Mietitäänpä kuitenkin hetki kyselyn syvintä olemusta. Sen tarkoituksena ei ole ainoastaan osoittaa, että työntekijöistä ja työpaikan ilmapiiristä välitetään. Kysely ei myöskään toimi pelkkänä tiedonkeruun välineenä, vaikka se sisältääkin arvokkaita mielipiteitä asioista, joita kukaan ei ehkä muuten uskaltaisi nostaa esille.

Kyse on henkilöstökyselyn hyödyntämisestä paitsi työntekijöiden, myös liiketoiminnan kehittämisen työkaluna sekä strategian ja arvojen todeksi elämisen tukena.  

Käynnistäessäsi kyselykierrosta seuraavan kerran pysähdy miettimään, miten arviointi voitaisiin viedä organisaatiossanne seuraavalle – strategiselle – tasolle! Tässä viisi vinkkiä, joiden avulla pääset jo pitkälle:

1. Aseta selkeä tavoite

Pidä organisaation tavoitteet, strategia ja arvot takaraivossa ja mieti, millaista muutosta niiden toteuttaminen vaatii. Tarvitaanko esimerkiksi itseohjautuvampia, asiakaskeskeisempiä tai uusiutumiskykyisempiä työntekijöitä? Tällaisen ajatustyön pohjalta rakennetaan kyselylle selkeät tavoitteet ja tarkoitus.  

2. Priorisoi sisältö tavoitteiden mukaan

Kun kyselyn tarkoitus ja tavoitteet ovat kirkastuneet, pääset kiinni siihen, millaisiin sisältöihin kyselyssä tulisi todella keskittyä. Millaisiin toimintakulttuurin piirteisiin kysymykset voisi kohdistaa, ja miten ne tulisi muotoilla? Selkeä tavoitteenasettelu auttaa myös karsimaan vähemmän tärkeät asiat pois. Näin kysely säilyy nopeana ja helppona vastata. Lisäksi varmistetaan, että tulosten pohjalta syntyvät keskustelut ja toimenpiteet kohdistuvat olennaisiin asioihin. 

3. Sitouta johto ja esihenkilöt

Ei riitä, että HR suunnittelee ja toteuttaa henkilöstökyselyn ja raportoi sitten tuloksista johdolle, vaan johtoryhmä tulisi osallistaa prosessiin heti alusta alkaen! Keskeistä on toisaalta löytää yhteinen näkemys kyselyn tavoitteista ja tarkoituksesta, mutta myös lisätä ymmärrystä toimintakulttuurin vaikutuksesta liiketoiminnan tuloksiin. On tärkeää, että jokainen tiedostaa esimerkiksi itseohjautuvuuden lisäämisen vaikutukset yrityksen taloudelliseen tulokseen tai asiakkaan onnistumiseen.   

4. Muuta tulokset toiminnaksi 

Henkilöstökyselyn hyödyllisyys mitataan lopulta siinä, millaisia vaikutuksia tuloksista johdetulla toiminnalla on organisaatioon kokonaisuutena sekä tiimi- ja yksilötasolla. Mitä paremmin edelliset vaiheet on toteutettu, sitä todennäköisemmin tuloksiin tartutaan ilman puskemista. Tässä kohtaa kiinnostavuutta voidaan myös lisätä visualisoimalla tulosten vaikutusta liiketoimintaan. Voidaan esimerkiksi kuvata, millaiset toimintakulttuurin piirteet tuottavat kasvua sekä parempaa kannattavuutta ja asiakaskokemusta.  

5. Rakenna yhdenmukainen kokonaisuus

Monissa organisaatioissa erilaiset kyselyt ja arvioinnit on otettu käyttöön eri aikoina. Tästä johtuen niistä saadut tiedot ovat pirstaloituneet eri puolille organisaatiota. Aina ei edes muisteta, miksi tiettyä kyselyä toistetaan säännöllisesti. Kyselyistä ja arvioinneista kannattaa rakentaa pala kerrallaan yhdenmukainen kokonaisuus, jossa kaikki osaltaan vahvistavat viestiä tavoiteltavasta toimintakulttuurista ja ohjaavat kohdentamaan huomiota olennaiseen.

Seuraavissa osissa pureudutaan tarkemmin näihin osa-alueisiin, pysythän kuulolla!

Blogisarjan ensimmäisessä osassa käsittelimme aihetta: Henkilöstökysely – so last season?