Konkreettisia esimerkkejä eri tarpeisiin räätälöidyistä moderneista henkilöstökyselyistä.

Case 1: Toiminnan ja palveluiden tehostaminen vuosittaisen henkilöstötutkimuksen ja olennaisimpiin kehityskohteisiin suunnattujen pulssimittausten avulla

Vuosittainen henkilöstötutkimus voidaan heti alusta alkaen muotoilla työkaluksi organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Sisältö ja toteutustapa sovitetaan kunkin asiakkaan tilanteeseen ja tavoitteisiin yhteisen taustoituskeskustelun pohjalta. Pääpiirteissään prosessi etenee seuraavasti:

1. Tunnistetaan vuosittaisen henkilöstötutkimuksen avulla tärkeimmät työn sujuvuuteen, strategisten tavoitteiden saavuttamiseen ja henkilöstön motivaatioon vaikuttavat tekijät.
2. Suunnitellaan konkreettiset toimenpiteet niiden kehittämiseksi arjen työssä.
3. Varmistetaan tavoitellun kehityksen toteutuminen tarvittavien kyvykkyyksien kehittämisellä sekä olennaisimpiin kehityskohteisiin suunnatuilla säännöllisillä pulssimittauksilla.

Konkreettinen päämäärä voi olla esimerkiksi toiminnan ja palveluiden tehostaminen. Tällöin on olennaista päästä kiinni esimerkiksi työn sujuvuuteen, yksiköiden välisen yhteistyön toimivuuteen, tiedonkulun ja viestinnän haasteisiin, roolien ja työnjaon selkeyteen sekä toisaalta joustavuuteen ja henkilöstön moniosaamiseen. Myös henkilöstön jaksamisen ja motivaation huomiointi on tehostamisesta puhuttaessa usein kriittistä. Toiminnan tehostaminen ei kuitenkaan tarkoita henkilöstön lisäkuormitusta, vaan henkilöstön työkuorman helpottamista sujuvoittamalla toimintatapoja. Tarkoitus ei ole tehdä enemmän, vaan tehdä toimivammalla tavalla. Kaikkea ei voi kehittää yhtä aikaa, joten autamme tunnistamaan, mitkä ovat juuri teidän tilanteessanne olennaisimmat seuraavat askeleet tavoitteidenne saavuttamiseksi.

Pelkkä mittaaminen ei vielä tuo toivottuja tuloksia. Olennaista on, mitä arjessa tapahtuu henkilöstökyselyn tulosten perusteella. Autamme viemään tulokset konkreettisiksi arjen toimenpiteiksi, jotta jokainen tiimi tietää, mitä asioita muuttamalla he pystyvät kehittämään omaa ja koko organisaation toimintaa eteenpäin. Konkreettisuuteen liittyy myös edistymisen mitattavuus. Mistä tiedämme, että tehdyt toimenpiteet vaikuttavat toivotulla tavalla ja kehitystä on todella tapahtunut? Kehitystoimenpiteiden ja mittarien suunnittelussa huomioidaan sekä koko organisaation yhteiset kehitystavoitteet että tiimikohtaiset vahvuudet ja kehitysalueet. Joskus edistyminen voi olla kiinni puutteellisista kyvykkyyksistä. Tällöin kehityksen varmistamisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi esihenkilöiden tai tiimien valmennusta yksilö- tai ryhmätasolla tarvittavan osaamisen kasvattamiseksi.

Osana arjen työtä tapahtuva kehitys varmistetaan parhaiten pitämällä asioiden edistymistä säännöllisesti esillä – ”saat sitä, mitä mittaat”. Tärkeimpien kehityskohteiden edistymisen mittaaminen auttaa kohdentamaan huomion olennaiseen ja tunnistamaan kehitystä vauhdittavat ja hidastavat tekijät. Samalla pulssimittauksen tulokset tarjoavat mahdollisuuden parhaiden käytäntöjen jakamiseen organisaation sisällä. Mitä parhaiten edistyneet tiimit tai yksiköt ovat tehneet eri tavalla kuin muut? Edistyminen tulee tehdä näkyväksi, jotta kehittymismotivaatio pysyy yllä – etenkin pidemmissä hankkeissa, joissa huomio kiinnittyy helposti vain siihen, mitä on vielä tekemättä.

Kuten laajemmassa henkilöstökyselyssä, myös pulssimittauksissa olennaista on tulosten vaikutus arjen toimintaan ja tulosten pohjalta tapahtuva jatkuva oppiminen ja kehitys. Parhaiten tämä saadaan onnistumaan kytkemällä tulosten käsittely osaksi johtamisjärjestelmää. Tällöin henkilöstökyselyn ja pulssimittausten tulokset ja käsittely eivät jää irralliseksi kehityshankkeeksi, vaan kytkeytyvät luontevasti organisaation strategiseen kehittämiseen – olihan kyse alun alkaen strategisten kehitystavoitteiden saavuttamisesta. Eikö vain?