Tässä muutama vinkki, jotka on hyvä huomioida jo ennen etäjohtamisen malliin siirtymistä:

1. Rakenteiden ja tiedonjakovälineinen tulee tukea uutta organisaatiomallia.

Ota oppia itseohjautuvista organisaatioista! Johtamisrakenteen ja käytäntöjen selkeys suojaa monelta haasteelta. Tästä hyvänä esimerkkinä Skype-palaveri käytännöt: tehkää ne selkeiksi ja helpoiksi noudattaa. Tiedonjaon tulee myös tapahtua yhdessä paikassa, ytimekkäästi ja selkeästi. Tiedonjako ei tarkoita loputonta sähköpostitulvaa ja tästä syystä onkin syytä selkiyttää, missä tietoa jaetaan, minkä verran ja milloin. Erilainen tieto on myös syytä jakaa eri kanaviin.

2. Välty valtatyhjiöltä.

Kun esihenkilö ei enää olekaan paikan päällä, on hyvin normaalia, että vahvat persoonat alkavat ottaa enemmän johtamisvastuuta. Siinä ei ole mitään pahaa ja se on luonnollista. Liiallisen epätasapainon syntymisen voi kuitenkin estää. Luo selkeät raamit sille, mistä asioista päätetään yhdessä ja kuinka niistä keskustellaan. Luo rakenteita, jotka ohjaavat päätöksentekoa. Se, että esihenkilö poistetaan tai sijoitetaan työskentelemään etänä, ei saa tarkoittaa täysin päättömänä kanana juoksemista. Sovituista asioista täytyy pitää kiinni.

3. Ihmisten vastuunottokyky.

Kun välitön kontakti esihenkilöön ei enää ole mahdollinen, on tärkeää, että kukaan ei koe jäävänsä heitteille. Määrittele selkeät toimintatavat ihmisten tekemiselle, vastuille ja odotuksille. Luo selkeä rakenne avun saamiselle ja pyytämiselle. Jotta pysyt kartalla kokonaisuudesta, luo itsellesi johtamismalli, joka varmistaa kontaktin jokaiseen alaiseen. Myös niihin hiljaisiin, joiden luulet pärjäävän yksin. Kiinnostus on arvostusta ja avunpyyntö monelle meistä haastavaa.

4. Kerro luottavasi!

Moni etäjohdettava kamppailee mm. etätyön tekemisen kanssa. Ei tiedetä miltä näyttää, jos tekee etänä hommia. ”Luuleekohan se esihenkilö, että vaan sluibailen täällä?” Kerro luottavasi ihmisiin. Se lisää myös halua olla luottamuksesi arvoinen. Se motivoi ihmisiä ja synnyttää aitoa draivia!

5. Yhteenkuuluvuus.

Työn merkityksellisyyttä on tutkittu paljon. Yksi iso osatekijä on kuuluminen ryhmään tai porukkaan. Ihminen on pohjimmiltaan sosiaalinen eläin ja nauttii laumaelämisestä. Luo systematiikka yhteen kuuluvuuden luomiseksi. Yhteisiä tapaamisia ja niitä pieniä juttuja: oli se sitten vitsirinki WhatsAppissa tai aamupalaverit pyjamissa, tukka pystyssä Skypessä. Yhteenkuuluvuuteen tarvitaan muutakin, kuin asiapitoisia palavereja. Selkeä ja merkityksellinen yhteinen tavoite on kuitenkin tärkeä, jotta voidaan kokea samaistumisen tunnetta, vaikka ei olla kasvotusten yhdessä.

6. Työn organisointi.

Vastuut ja roolit korostuvat entisestään, kun siirrytään etäjohtamiseen. Jokaiselle täytyy olla selkää, mitä häneltä odotetaan ja mistä löytyy apua mihinkin kysymykseen. Jos teette etänä yhteisiä projekteja, käytä rohkeasti digitaalisia apuvälineitä läpinäkyvyyden ja selkeyden lisäämiseksi. Mm. Trello on loistava työkalu!

7. Onko esihenkilö tavoitettavissa?

Yksi nykyajan vitsauksista tuntuu olevan se, että esihenkilö ei ole tavoitettavissa. Kerro missä olet, minne menet ja koska sinulle voi soittaa. Tämä luo turvallisuutta ja tunnetta siitä, että olet saatavilla. Pienet teot ovat myös niitä, joilla välität kiinnostustasi ihmisten tekemiseen. Pienelläkin palautteella ja huomioinnilla on iso vaikutus. Kokeile vaikka!

Löydä ja pidä oma linja viestinnässäsi. Persoonasi saa ja kannattaa näkyä, feikkaus ei mene läpi. Viestinnän selkeyden tärkeys korostuu aina erityisesti etäjohtamisessa, koska kirjoittajan viestejä tulkitaan omista lähtökohdista ja tästä syystä helposti väärin. Kerro ajatuksesi selkeästi, ohjeista ja kuuntele.

Ja vielä se tärkein neuvo. Kun olet ihmisten kanssa yhteydessä, ole läsnä ja kuuntele.