Kun sain nykyiseltä työnantajaltani ensimmäisen kalenterikutsun kehityskeskusteluun, olin ollut töissä jo 3 vuotta. ”Suutarin lapsella ei ole ilmeisesti kenkiä”, totesin esihenkilölleni, sillä omissa valmennuksissamme korostetaan säännöllisten kehityskeskusteluiden merkitystä. Esihenkilöni katsoi minua hymyillen ja totesi, ”Suvi, meillä on ollut kanssasi kehityskeskustelu joka kuukausi.” Katsoin esihenkilöä ihmeissäni ja aloin pohtia, mitä hän tarkoittaa?

Nopeasti ymmärsin, että kuukausittaisissa sparrauksissa olimme keskustelleet työni tavoitteista, kehitystarpeistani, vahvuuksistani, saamastani asiakaspalautteesta sekä urasuunnitelmistani, mutta en ollut ajatellut niiden olevan kehityskeskusteluja. Häpeissäni tajusin, että nämä esihenkilön kanssa käydyt, erittäin hyödylliseksi kokemani, johtamistilanteet täyttivät täysin kehityskeskustelun tunnuspiireet. Ainoastaan yksi tunnusomainen piirre puuttui; niissä ei käytetty lomaketta.

Valmennan työssäni paljon esihenkilöitä, jotka kokevat, ettei kehityskeskustelulla saavuteta sille asetettuja tavoitteita. Lisää vettä myllyyn ovat tuoneet mediassa esillä olleet suuryritykset, jotka kertovat, kuinka he ovat luopuneet kehityskeskusteluista kokonaan.

Haasteet kehityskeskusteluiden vaikuttavuudessa voivat johtua heikoista vuorovaikutustaidoista tai siitä, ettei kehityskeskustelun tarkoitusta ole täysin sisäistetty. Hyvin usein keskustelu kehityskeskusteluun liittyvistä haasteista pyörii kuitenkin yksinomaan kehityskeskustelussa käytettävän lomakkeen ympärillä. Toisinaan lomake on liian suppea, toisinaan liian laaja, välillä se on vaikeasti ymmärrettävä tai ei sisällöllisesti vastaa henkilön työnkuvaa.  Lähes poikkeuksetta lomake tuntuu olevan kehityskeskusteluiden kompastuskivi.

Mielessäni heräsi kysymys: milloin lomakkeesta tuli kehityskeskusteluiden tunnusomaisin piirre ja kriittisin onnistumistekijä?

Kehityskeskustelun tulisi nimensä mukaan olla keskustelu, aito vuorovaikutustilanne, jossa esihenkilö ja työntekijä keskustelevat esimerkiksi työn tavoitteista, konkreettisista kehityskohteista tavoitteisiin pääsemiseksi sekä antavat molemmin puolista palautetta. Lomakkeen tehtävänä tulisi olla minimitason raportoinnin mahdollistaminen, joka antaa työkalun seurantaan ja toimii elintärkeänä apuvälineenä esimerkiksi esihenkilön vaihtuessa. Lomakkeen ei kuitenkaan tulisi toimia keskustelua rajoittavana tekijänä tai suunnata keskustelua pois henkilön työnkuvan kannalta tärkeistä asioista. Jos kysymys, jonka haluaisit esihenkilönä työntekijälle esittää, ei löydy lomakkeesta, mikä estää sen kysymistä? Jos jokin kysymys ei tunnu henkilön työnkuvan kannalta olennaiselta, miksei sitä voi sivuuttaa? Miksi annamme lomakkeen määrätä, millaista keskustelua käymme työntekijämme kanssa?

Kehityskeskusteluvalmennuksessa painopisteenä on aina ymmärrys, siitä, miksi kehityskeskustelua käydään. Lisäksi harjoitellaan palautteen antamista, kykyä aitoon vuorovaikutukseen sekä selkeiden ja konkreettisten tavoitteiden asettamista. Lomakkeella on valmennuksissa minimaalinen rooli.

Niin kauan, kun kehityskeskustelu nähdään vain täytettävänä lomakkeena, ei sen vaikuttavuus voi olla odotusten mukainen. Kehityskeskustelu ei ole lomake.

Tutustu johtamisen ja esihenkilötyön palveluihimme tarkemmin ja koe sinäkin oivallus!