Laatua ja sen kehittämistä pidetään usein erillisinä toimintoina varsinaisesta liiketoiminnasta ja sen kehittämisestä. Sana laatu tuo usein mieleen virhekeskeisyyden ja syyllisten löytämisen näkökulman. Myös sanat laatustandardi ja sen vaatimukset saattavat osaltaan luoda kielteistä mielikuvaa laadun kehittämisestä. Laadun kehittäminen ei kuitenkaan ole organisaation liiketoiminnasta irrallinen asia vaan sen tulee kytkeytyä varsinaisen liiketoiminnan ja sen tuloksellisuuden parantamiseen.

Laatu on siis yhtä kuin liiketoiminta ja sen tuloksellisuus. Puhuttaessa laatutavoitteista, laadun suunnittelusta ja arvioinnista, puhutaan itse asiassa liiketoiminnan tavoitteista, suunnittelusta ja arvioinnista. Laadun kehittämisen perimmäisenä tarkoituksena ei ole ahtauttaa organisaatiota sille sopimattomaan ja räätälöimättömään pukuun, vaan tehdä nimenomaan liiketoiminnan kannalta onnistuneita valintoja keskeisten toimintatapojen ja työkalujen kehittämiseksi.

Laadun kehittämisen ensimmäinen keskeinen askel on yrityksen vision ja strategian kirkastaminen. Tärkeää on esimerkiksi määritellä, minkälainen organisaatio haluaa olla vuonna 2009 ja millä keinoilla kyseiseen tavoitetilaan päästään. Toisin sanoen, kunkin organisaation on hyvä pohtia, mitä tavoitetilaan pääseminen eri avainprosessien osalta tarkoittaa kuten markkinoinnin, myynnin, tuotteen tai palvelun toimituksen sekä tuotekehityksen osalta.

Parhaina strategian jalkauttajina henkilöstöön toimivat prosessikuvaukset. Prosessikuvausten kautta on mahdollista luoda näkemys kustakin prosessista ja sen toiminnan vaatimuksista strategian toteutumiseksi. Strategian vaatimuksista riippuen prosessikuvausten kautta tiettyjä toimintatapoja vahvistetaan edelleen tai niitä parannetaan suhteessa organisaation nykyisiin toimintatapoihin.

Laatua kehitettäessä keskeisenä tavoitteena tulee olla se, että kehitysprojekti tukee ja keskittyy organisaatiossa juuri projektin jälkeiseen toimintaan. Kehitysprojektin viimeisen vaiheen ei tule olla pelkkä viimeisen kirjauspäivämäärän merkitseminen laatukäsikirjaan, vaan laadun kehittämisen tulee jatkua ja näkyä organisaation toiminnassa vahvasti myös tämän jälkeen.

Prosessikuvaukset toimivat ennen kaikkea organisaatiossa keskustelun luojina sekä yhteisten päätösten tekemisen työkaluna käytännön työn ja liiketoiminnan kehittämisessä. Prosessikuvausten onnistumisen kannalta on tärkeää varmistaa, että päätöksiä ja valintoja tehdään juuri oikeita osa-alueita koskien. Prosessikuvausten liiketoimintalähtöinen kehittäminen voidaan jakaa kahteen keskeiseen näkökulmaan, joita ovat käytännön työn ja jatkuva parantamisen näkökulmat. Käytännön työn näkökulma ottaa kantaa jokapäiväisen työn toimivuuteen ja järkevyyteen. Jatkuvan parantamisen tarkoituksena on puolestaan varmistaa prosessien strategialähtöisyys sekä sellaisten toimintatapojen käyttöönotto, jotka saavat aikaan jatkuvaa parantamista suhteessa strategian mukaisiin tavoitteisiin.

Kehitystyön näkyminen organisaation toiminnassa kehitysprojektin jälkeen

Edellä mainittujen näkökulmien, käytännön työn ja jatkuvan parantamisen, tulisi näkyä vahvasti käytännössä myös kehitysprojektin jälkeen. Käytännön työn kehittämisen kautta organisaatiossa on märitelty eri prosesseille yhteiset tavat toimia sekä käytössä olevat, yhteiset työkalut. Käytännön työn kehittämisessä huomio tulee kiinnittää juuri yhteisten työkalujen luomiseen sekä niiden onnistuneeseen käyttöönottoon. Esimerkiksi käytännön työtä ei niinkään tue se, että organisaatiolla on olemassa menettelyohje siitä kuinka projektisuunnitelma kirjoitetaan. Tärkeämpää ja laadun kehittämisen kannalta tehokkaampaa on, että organisaatiolla on olemassa yhteinen, kaikkien käytössä oleva projektisuunnitelmalomake.

Jatkuvan parantamisen kehittäminen kohdistuu neljään keskeiseen painopisteeseen, jotka ovat tavoitteet, suunnitelmat, mittarit sekä ohjaus ja seuranta. Laadun kehittämisessä tärkeää on näiden neljän näkökulman toimintatapojen määritteleminen kullekin eri prosessille. Käytännössä tämä näkyy organisaation toiminnassa esimerkiksi siten, että yrityksen strategia määritellään vuosittain aina kalenterivuoden alussa. Strategian pohjalta organisaatio määrittelee kunkin prosessin osalta tavoitteet sekä tekee niitä koskevat toimintasuunnitelmat. Tavoitteita kuvaavia mittareita seurataan sekä ohjataan eri prosessipalavereiden kautta. Prosessipalavereiden perusteella kehitetään organisaation toimintatapoja ja tuloksellisuutta.

Laadun kehitystyön keskeisin menestystekijä on oikeiden valintojen tekeminen. Valinnat kannattaa kohdistaa nimenomaan kunkin organisaation lähtötilanteeseen ja – tasoon. Keskeisintä laadun kehitystyössä on varmistaa, että organisaatio ei palvele laatutyötä vaan että laatutyö palvelee organisaatiota ja sen liiketoiminnan kehittymistä ja tuloksellisuutta.