Projektien yleisyyden vuoksi nyky-yhteiskuntaa on kutsuttu usein projektiyhteiskunnaksi. Yhä useammissa organisaatioissa toteutetaan projekteja joko asiakkaille toteutettavina toimitusprojekteina tai sisäisinä kehitysprojekteina. Oikeaoppisesti toteutettuna projekti onkin parhaimmillaan oiva työkalu, jonka avulla asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa. Pahimmillaan projektit voivat kuitenkin muuttua itse tarkoitukseksi, jolloin varsinainen asia saattaa unohtua.

Mikä sitten on resepti onnistuneeseen projektiin?

Onnistunut projekti pohjautuu perusteelliseen suunnitteluun ja ohjaukseen. Suunnittelun tarkoitus on parhaan toteutustavan löytäminen projektille ja sen lopputuloksena syntyy projektin toteutussuunnitelma. Jo suunnitteluvaiheessa on syytä miettiä, miksi projekti perustetaan. Projektille tulisi määrittää selkeät alku-, väli- ja lopputavoitteet. Projektisuunnitelma toimii projektin aikana ”karttana”, joka ohjaa projektipäällikköä ja projektiryhmää kohti haluttuja tavoitteita.

Projektiin osallistuvien henkilöiden osaamispohjan ja ajan riittävyys on luonnollisesti myös tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Projekteissa työskennellään usein muiden töiden lomassa, joten aikatauluja laadittaessa on syytä ottaa myös tämä seikka huomioon, jotta pystytään varmistamaan aikataulujen pitävyys. Valitettavan usein projekteissa käy kuitenkin niin, että aikatauluissa ei pysytä, eikä henkilöstön projektiosaaminen ole riittävällä tasolla.

Ilman ohjausta ei ole suuntaa

Syystä tai toisesta projektin ohjaus usein unohtuu, vaikka se onkin projektin onnistumisen kannalta hyvin olennainen tekijä. Ohjaus tulee ottaa huomioon jo suunnitteluvaiheessa, jotta se olisi säännöllistä. Projektin ohjausryhmän tulisi säännöllisesti seurata projektin etenemistä ja tehdä tarvittavia muutoksia projektin kulkuun, mikäli tarvetta ilmenee.

Projektimaisessa toimintatavassa piilee monia sudenkuoppia. Usein vaarana on se, että projekteja perustetaan liikaa. Projektit saattavat muuttua itse tarkoitukseksi, vaikka ne pitäisi nähdä työvälineenä, jolla tähdätään tavoitteiden saavuttamiseen. Myös ohjauksen ja asiantuntemuksen puute saattavat aiheuttaa ongelmia. Monesti pahimman kaaoksen projekteissa saa kuitenkin aikaan kiire, jonka vuoksi suunnittelu ja rajaus saattavat jäädä puolitiehen. Tästä puolestaan seuraa usein yhä suurempia ongelmia ja vielä enemmän kiirettä.

Erilaisten dokumenttien ja raporttien todellista arvoa projektien kannalta ei useinkaan ymmärretä riittävän hyvin. Dokumentit ja raportit muodostavat nimittäin projektin muistin ja niiden avulla varmistetaan, että asiat muistetaan samanlaisina, vaikka projekteja toteuttavat henkilöt vaihtuvat. Aikaisempien projektien raportteihin palaamalla voidaan varmistaa, etteivät samat virheet toistu seuraavissa projekteissa. Dokumentaatio voi tuntua alussa haasteelliselta, mutta se auttaa jäsentämään ajattelua ja sen rooli on tärkeä onnistuneessa projektissa.

Viestintä – miksi?

Tehokas viestintä on yksi onnistuneen projektin kulmakivistä. Monesti projekteista on tarpeen viestiä paljon laajemmalle joukolle kuin varsinaiselle projektiryhmälle. On tunnistettava tärkeät viestittävät asiat ja kohderyhmät, jotka on pidettävä ajan tasalla projektin etenemisestä. On myös muistettava, että viestintää ei toteuteta vain muodon vuoksi, vaan se pitäisi nähdä yhtenä tärkeänä projektin osana. Pahin tapaus on, jos viestitään kaikesta kaikille esimerkiksi sähköpostin välityksellä. Viestinnän tehokkuuden takaamiseksi ja tietotulvan välttämiseksi onkin tärkeää miettiä tarkkaan, mitä viestitään, kenelle, milloin ja miten.

Projektien kirjo vaihtelee hyvin suuresti projektien tyypin ja koon mukaan. Tietyt elementit kuitenkin yhdistävät kaikkia onnistuneita projekteja. Ensinnäkin on tärkeää, että projektille on määritelty selkeät tavoitteet ja toimenpiteet, varattu riittävät resurssit sekä laadittu realistinen aikataulu. Johdon tuki on myös erityisen merkittävä tekijä projektin taustalla. Lisäksi kokemukset aikaisemmista projekteista tulee ottaa huomioon projektin pohjaksi sekä hyvä tiedonkulku kaikille tarvittaville kohderyhmille tulee varmistaa. Yksinään näillä tekijöillä ei voida vielä taata projektin onnistumista, sillä projekti koostuu useista pienistä ja vähän isommistakin palasista. Kuitenkin, kun nämä elementit ovat projektin osalta kunnossa, ovat käsissä myös avaimet onnistuneeseen projektiin.