Suurin osa asiantuntijatyössä toimivista ihmisistä aloittaa päivänsä lukemalla sähköpostit. Samalla hetkellä sähköpostista tulee kyseisen päivän tehtävälistalle uusia hoidettavia asioita, joiden tekeminen sotkee kyseiselle päivälle ennakkoon suunnitellut (ja yleensä myös huomattavasti tärkeämmät) työtehtävät. Suurin osa ihmisistä myös lukee sähköpostit heti niiden saapuessa, tai vähintäänkin pitää pop-up ilmoituksen päällä. Äänimerkki tai näytössä vilahtava otsikko keskeyttää joka ikinen kerta sen hetkisen ajatustyömme, vaikka emme edes lukisi sähköpostin sisältöä.

Näillä haitallisilla toimintatavoilla annamme sähköpostin johtaa työpäiväämme ja sotkea tehokkaaseen työskentelyyn tarvittavan fokuksen. Seuraavat yksinkertaiset neuvot auttavat sinua välttämään tilanteen, jossa sähköposti johtaa työpäivääsi. Kun otat niskalenkin sähköpostistasi, sinä päätät, miten ja milloin luet sähköpostia sekä milloin edistät sähköpostitse tulevia tehtäviä.

1. Sovi, millaisista asioista sähköpostitse viestitään.
   Mikäli yrityksesi sähköpostikulttuuriin kuuluu ”heti välittömästi” hoidettavien asioiden viestiminen sähköpostitse, käy asiallinen keskustelu asioiden ennakoinnin tärkeydestä ja oikean viestintävälineen valinnasta. Kenenkään ei tulisi lähettää sähköpostitse sellaista asiaa, jonka hoitaminen vaatii välitöntä reagointia. Kenenkään ei tulisi myöskään työssään joutua jatkuvasti vahtimaan sähköpostin sisältöä välitöntä reagointia vaativien yllätysten varalta. Tällaisia asioita varten on olemassa esimerkiksi puhelin. Pidä itse huoli, ettet opeta ihmisiä siihen, että vastaat kaikkiin viesteihin 5 minuutin vasteajalla.

2. Poista POP-UP -ilmoitus!
   Sinun ei tarvitse olla jatkuvasti saatavilla. Kun teet keskittymistä vaativaa työtä, on sähköpostista vain ja ainoastaan haittaa. Kun haluat katsoa postisi tai odotat tärkeää vastausta, voit itse tarkistaa saapuneet viestit sopivin väliajoin.

3. Älä aloita päivääsi sähköpostilla
   Tee ensin päivän oikeasti tärkeimmät työt ja avaa sähköposti vasta sen jälkeen. Kalenteroi tämän jälkeen sähköpostista tulleet tehtävät kiireellisyyden mukaan ja sulje postisi, voidaksesi jälleen työskennellä ilman häiriötekijöitä.

Sähköposti on oikein käytettynä tehokas ja nopea tapa välittää tietoa ja saada kiinni suuri määrä ihmisiä samanaikaisesti.  Hallitsemattomasti käytettynä sähköposti vie kaiken työajan ja siirtää fokuksen pois työn kannalta tärkeistä ja aitoa keskittymistä vaativista töistä. Sähköpostin hallinta vaatii itsekuria ja omien arjen toimintatapojen muuttamista. Palkintona saat itse määrittää, miten ja milloin teet sinulle osoitetut työtehtävät ja tärkeimmät työtehtävät eivät jää tekemättä päivä toisensa jälkeen. Saatat yllättyä, miten pienillä asioilla työpäivästäsi tulee parempi!

Kokemusta lukuisista koulutus- ja valmennustehtävistä yli 15 vuoden ajalta.
Erityisosaamisalueina viestintä ja vuorovaikutustaidot sekä itsensä johtaminen.
Toteuttaa vaikuttavia esihenkilö- asiantuntija- ja työyhteisövalmennuksia sekä henkilökohtaista coachingia.