Tehottomat ja epäselvät palaverikäytännöt ovat useiden organisaatioiden ongelma. Organisaatiossa pidettäviin palavereihin ei valmistauduta kunnolla, keskustelu harhautuu aiheesta tai osallistujat eivät ole selvillä palaverin tarkoituksista ja tavoitteista. Ajan kuluessa kustakin palaverista saattaa organisaatiossa muodostua tilaisuus, jossa käsitellään vain kulloinkin ajankohtaisia asioita. Tämä aiheuttaa helposti operatiivisen ja strategisen sekä lyhyen ja pitkän aikavälin keskustelun sekoittumisen. Toimiva ratkaisu tähän on strategista ja operatiivista johtamista tukevien palavereiden sisällön ja vuosirytmin määrittely ja kuvaaminen. Palaverikäytäntöjen ryhdistämisellä ja palaverisääntöjen luomisella voidaan minimoida ja poistaa edellä mainitut haittatekijät organisaation palaverikäytännöistä.

Organisaatiossa on olemassa erilaisia palavereja, joilla jokaisella on omat tavoitteensa ja tarkoituksensa. Palaverisuunnittelun apuna voidaan käyttää vuosikelloa, josta nähdään niin vuosi, kuukausi- kuin viikkotasonkin palaverisuunnitelmat. Kokonaan omiksi kokonaisuuksiksi voidaan lisäksi erottaa johto- prosessi- ja tiimitason palaverit.

Hyvä palaveri toimii keskustelufoorumina, jossa kaikki palaverin jäsenet ja osallistujat tulevat kuulluiksi ja tuntevat tulleensa arvostetuiksi. Toimivalla palaverilla on johtaja ja sen eteneminen on suunniteltua. Onnistuneessa palaverissä myös käsitellään tulosten kannalta oleellisia asioita harhautumatta kuitenkaan tavoitteiden kannalta epäolennaisiin asioihin.

Jotta voidaan aikaan saada onnistunut palaverikäytäntö, on palaverin pelisäännöistä sovittava etukäteen. Osallistujille on luotava edellytykset hyväksyä toinen toisensa ja luottaa palaverikumppaniin. Osallistujien tulee myös saada riittävät perustiedot käsiteltävästä asiasta ja heidän on oltava selvillä palaverin tarkoituksesta.

Palaverien tarkoitus määräytyy se tyypin ja osallistujien mukaan. Kun palaverin tarkoitus ja tavoitteet on määritelty ja jokainen tapaamisen osallistuja on myös selvillä niistä, palaverin kulku ja toiminta ohjautuvat oikeille raiteille.

Tiedon kulku ja organisaation toiminta vaativat toimivia rakenteita ja rutiineja, jotka tukevat toisiaan organisaation kaikilla tasoilla. Toimivat palaverikäytännöt tuovat mukanaan paljon hyvää organisaation toimintaan; ne ovat perusta toimivalle tiedonkululle ja vuorovaikutukselle organisaation sisällä. Parhaimmillaan onnistutaan luomaan organisaation johtamista tukeva ja kehittävä palaverijärjestelmä.