Ketteryyden vaade on koronan aiheuttamien muutosten johdosta noussut organisaatioissa aivan uudelle tasolle.  Monet organisaatiot ovat jo nyt muokanneet strategiaansa osin radikaalistikin. Olennaista onkin huomioida, että uusi strategia edellyttää onnistuakseen myös sen ketterää ja oppivaa toimeenpanokykyä.

Vuoden vaihteessa pääsimme sparrailemaan ketteryyden opeista usean, ilmiön kanssa jo pidempään työskennelleen, johtajan, asiantuntijan ja coachin kanssa. Kiitokset kaikille heille arvokkaista havainnoista, keskusteluista ja näkemyksistä.

Koska aihe on monelle tällä hetkellä ajankohtainen, päätimme kiteyttää keskeiset opit strategisen ketteryyden rakentamisen kokemuksista jokaisen niitä tarvitsevan hyödynnettäväksi.

KETTERYYDEN 3 TOPPIA

1. Strategian sekä asiakkaan ja liiketoiminnan arvovirtojen tunnistaminen ketteryyden perustana.

Käytännössä kaikki asiantuntijat nostivat esiin ketteryyden taustalla olevan ”isomman kuvan” merkityksen. Tällä tarkoitetaan sitä, että ketteryyden onnistumisessa on huomioitava, mihin kontekstiin ketteryyttä rakennetaan, miksi muutoksia tarvitaan ja miten varmistetaan kytkentä liiketoiminnan strategiaan ja tavoitteisiin.

Samassa yhteydessä esiin nousi vahvasti myös ketteryyden taustalleen tarvitsema strateginen johtamisjärjestelmä. Erityisesti OKR (Objectives and Key Results) ohjausmalli korostui monen kokemuksissa. Sen avulla organisaation strategia pystytään jakamaan tiimien ja yksilöiden tavoitteiksi ja toimenpiteiksi.  Kyseisen ohjausmallin erityinen hyöty tulee siitä, että sen myötä koko henkilöstön strateginen ajattelukyky ja liiketoimintaosaaminen kasvavat. Tavoitteiden toteutumisen yhteydessä käytävät sparrauskeskustelut kiihdyttävät oppimista kaikilla tasoilla.

Samoin OKR:n avulla varmistetaan, etteivät tiimit ja yksilöt osaoptimoi, vaan tekeminen kohdentuu asiakasarvoon ja sen tuottamiseksi tunnistettuun arvovirtaukseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että organisaation eri toiminnot muotoillaan saumattomasti toisiinsa kytkeytyviksi.

Onnistujilla kaikki toiminnot, eli markkinointi, myynti, toimitukset, asiakaspalvelu sekä kehittäminen, työskentelevät yhteisten tavoitteiden ja palautedatan pohjalta. Erinomaiseksi käytännöksi on muodostunut asiakaskokemuksen ja suorituskyvyn tarkastelu toimintoketjun pohjalta. Samoin eri toiminnoista koottujen ”tigertiimien” projektoitu kehitystyö on parantanut merkittävästi tuloksia useissa organisaatiossa.

2. Tiimien rakentaminen ja sparraaminen.

Toiseksi keskeiseksi onnistumistekijäksi nousi tiimien merkitys. Tiimit muodostavat ketterän ja oppivan organisoitumisen perusyksikön.

Tiimien koostamisen ei tule olla sattumanvaraista, vaan tiimit tulee rakentaa huolellisesti huomioiden liiketoiminta sekä sitä toteuttavien projektien tavoitteet. Lisäksi tiimit tarvitsevat runsaasti laadukasta sparrausta päästäkseen tavoitteisiinsa ja omaan potentiaaliinsa.

Yhteisohjautuvan tiimin ytimessä on ketterän mindsetin rakentuminen niin yksilöille kuin myös laajemmin kulttuurilliseksi ajattelu- ja toimintatavaksi. Tämä näkyy käytännössä erityisesti kahden tekijän kautta:

• Asiakas sekä asiakkaalta saatu palautedata ovat keskiössä, ja liiketoimintaymmärrys on aina mukana päätöksissä.
• Ei vain puhuta ketteryydestä vaan ollaan ketteriä ja oppivia eri tilanteissa.

3. Toiminnan rytmityksen onnistuminen.

Kolmas onnistumistekijä, eli rytmitys, liittyy laajemminkin erityyppisiin muutoksiin, mutta korostuu ketteröittämisessä, koska sillä tavoitellaan tiimien tuloksellisen yhteisohjautuvuuden parantamista.

Usein kun uutta käynnistetään, alussa on kova hönkä päällä. Alkuhuuman jälkeen vauhti alkaa kuitenkin hiipua ja lepokitka iskeä. Ratkaisevaa onkin löytää toimintatapoihin ja systematiikkaan kuhunkin tilanteeseen sopiva rytmitys.

Milloin rauhoitetaan ja milloin kiihdytetään? Ihminen ei ole kone vaan tarvitsee venymisen vastapainoksi palautumista ja luovaa väljyyttä. Kun tiimien kyvykkyyden kehitys nousee keskeiseksi onnistumistekijäksi, on olennaista löytää kuhunkin tilanteeseen sopiva rytmitys. Tärkeänä vaikutustekijänä tässä yhteydessä esiin nousee luovan uteliaisuuden ja sitä tukevan psykologisen turvallisuuden jatkuva vahvistaminen.

KETTERYYDEN 3 FLOPPIA 

Kun eri muutoshankkeita katsottiin toisen linssin läpi, eli miksi kulttuuria ei ollut onnistuttu uudistamaan tavoiteltuun suuntaan, löytyi vastaavasti kolme karikkoa.

1. Asiakaskeskeisyys ja liiketoimintalähtöisyys jäävät ”ideologisen ketteryysuskovaisuuden” alle.

Useampi taho oli tunnistanut ilmiön, jossa itseohjautuvuutta lähestytään ideologisesti ilman, että muutosta kytketään tilanteeseen, strategiaan ja kulttuuriin. Tämän flopin vastarokotteena on kytkeä muutos ja tiimit vahvasti yhteen sekä liiketoiminnan että asiakkaan tavoitteiden kanssa. Tässä tilanteessa OKR tai vastaava johtamismalli toimii arvokkaana ohjausvoimana.

2. Ketteryyttä lähestytään teknokraattisesti vain menetelmien ja työkalujen kautta.

Toinen tunnistettu karikko liittyy siihen, että organisaatiossa otetaan vain ”trendikkäät” menetelmät käyttöön, mutta ei syvällisesti ymmärretä niiden merkitystä tai kytkentöjä keskeisiin tavoitteisiin. Tämän ongelman ratkaisussa korostuu tiimien ja yksilöiden tarvitsema laadukas sparraustuki organisaation sisäisten sekä ulkoisten valmentajien avulla.

3. Ketteryydestä tulee ”minivesiputouksia”, joissa sykli lyhenee, mutta kulttuuri pysyy tuotantolähtöisenä.

Ketterän toiminnan ja kehittämisen keskeinen idea on lyhentää ohjaussykliä, jotta voidaan varmistaa tavoitteisiin pääseminen nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Useissa esiintuoduissa tapauksissa sykli oli kyllä lyhentynyt, mutta käytännössä toimittiin kuitenkin ”jäykän vesiputousmallin” mukaisesti.  Ratkaisuna tähän on asiakasarvon ja sen tuottamisen jatkuva esilläpito kaikessa vuorovaikutuksessa.

Tämän karikon ilmenemismuotoja arjessa ovat muun muassa seuraavat: 

• Sprintin tuotosta ei validoida strategian kautta.
• Tuotoksen maalin asiakastestaus sekä palaute ”unohtuvat” sprintin aikana.
• Työskentelyssä ei iteroida ratkaisuvaihtoehtoja riittävästi suhteessa tuotoksen varmistamiseen.
• Työskennellään siiloissa eikä ole riittävää vuorovaikutusta muiden kanssa sprintin aikana.

Koronan myötä entistä nopeammin muuttuva maailma vaatii uudenlaisia keinoja onnistumisten varmistamiseksi. Strategian ketterä ja oppiva toimeenpano on erinomainen tapa vastata ulkoisten muutosvaateiden haasteisiin. Tärkeintä on lähteä rohkeasti matkaan ja kiihdyttää tuloksista ja palautteesta oppiminen aivan uudelle tasolle.

Mikäli ketteryys, itseohjautuvuus tai OKR ovat Teille ajankohtaisia teemoja, laittakaa viestiä, niin keskustellaan yhdessä, miten varmistamme muutoksenne onnistumisen ja rytmittämisen. Uskallamme luvata, että tiimimme kokemukset vastaavista muutoksista tuottavat Teille merkittävää lisäarvoa.