Monikaan asia työelämässä ei turhauta minua yhtä paljon, kuin turhat palaverit. Asiakaspalaverit, myyntipalaverit, kehityspalaverit, johtoryhmäpalaverit, hallituksen kokoukset, ideointipalaverit ynnä muut tärkeät istunnot vievät toisinaan niin ison osan kalenterista, ettei työpäivän aikana ehdi mitään muuta tehdäkään, kuin istua palavereissa.

Palavereilta on vaikea täysin välttyä ja parhaimmillaan palaveri onkin toimiva päätöksenteon väline ja yhteistä ymmärrystä lisäävä foorumi. Liian usein palaverit ovat kuitenkin enemmän tai vähemmän turhia, joko huonon valmistautumisen vuoksi tai siksi, että useimpiin palaveritoiminnan kautta pyrittäviin tavoitteisiin pääsisi huomattavasti helpomminkin, kuin palaveeraamalla. Palaverin onnistumisessa isoin vastuu on tietenkin koolle kutsujalla, tai palaverin vetovastuussa olevalla henkilöllä. Mutta voiko osallistuja tehdä itse jotain välttyäkseen turhissa palavereissa istumiselta, muutakin kuin vain kylmästi hylätä palaverikutsun. Näiden kolmen kysymyksen avulla olen itse onnistunut välttymään isosta osasta turhaksi osoittautuneista palavereista ja saanut samalla myös palavereihin valmistautumisastetta paremmaksi niin palaverivetäjän, kuin osallistujienkin näkökulmasta:

1. Mikä on palaverin tavoite?

Palavereja kutsutaan usein koolle ilman selkeää tavoitetta. Jos tavoite ei ole edes palaverin vetäjälle selkeä, on todennäköistä, että palaveri on ajanhukkaa kaikille. Tavoite ja agenda eivät ole toistensa synonyymejä. Agenda kertoo, mitä asioita käsitellään, kun taas tavoite kertoo, mitä palaverissa tulisi saada aikaan.  Toisinaan palavereita kutsutaan koolle myös sellaisten tavoitteiden saavuttamiseksi, joihin palaveri ei todennäköisesti ole tehokkain väline, josta päästäänkin suoraan seuraavaan kysymykseen:

2. Tarvitaanko tavoitteeseen pääsemiseksi palaveri?

Liian usein palaveri kutsutaan koolle tiedottamista ja raportointia varten tai vain esimerkiksi yksinkertaisen asian päättämiseksi. Tiedottamista ja raportointia varten tulisi jokaisella yrityksellä olla vaihtoehtoisia ja huomattavasti palaveria tehokkaampia viestintäkanavia. Päätöksiä voidaan puolestaan tehdä esimerkiksi kuittaamalla sähköpostitse hyvin valmisteltu esitys. Kun palaverit täyttävät ihmisten kalenterit on hyvä esittää kysymys, päästäänkö samaan tavoitteeseen helpommin ja mielekkäämmin myös ilman palaveeraamista.

3. Mikä on roolini palaverissa?

Aivan liian usein palaveriin kutsutaan ihmisiä suurella jakelulla. Palaveri nähdään sitä arvokkaammaksi, mitä suurempi joukko on paikan päällä keskustelemassa ja tekemässä päätöksiä. Tehokkaassa ja tarkoituksellisessa palaverissa jokaisella osallistujalla on selkeä rooli.  ”Sinun olisi hyvä olla kuulemassa” ei riitä roolin määrittelyksi, vaan koolle kutsujan on kyettävä perustelemaan, miksi juuri sinun osallistumisesi auttaa palaverin tavoitteeseen pääsyssä. Tiimimäisissä organisaatioissa riittää erinomaisesti, että palaveriin osallistuu tiimin edustaja, joka on samalla vastuussa tiedottamaan muuta tiimiä päätetyistä asioista ja jatkotoimenpiteistä. Palaveriin olisi hyvä voida osallistua myös vain osittain, eli olla läsnä vain ne asiat, joiden käsittelyssä läsnäolo aidosti tukee tavoitetta.

Kokeile rohkeasti!

Näiden kysymysten avulla oma kalenterini tyhjeni merkittävästi sellaisista palavereista, joihin osallistumisesta ei todennäköisesti olisi ollut kenellekään hyötyä. Samalla aikaa vapautui osallistumaan täysipainoisesti oikeasti tärkeille palavereille, joissa voin antaa pelkän läsnäolon sijaan täyden panokseni tietäen, että aikani ei mene hukkaan.

Kokemusta lukuisista koulutus- ja valmennustehtävistä yli 15 vuoden ajalta.
Viestinnän asiantuntija, jonka erityisosaaminen keskittyy vuorovaikutus- ja esiintymistaitoihin. Vetää vaikuttavia esihenkilö-, tiimi- ja yhteisövalmennuksia räätälöitynä aina asiakkaan tarpeisiin ja tavoitteisiin.